Zastosowanie mediacji jest możliwe we wszystkich sprawach, w których prawo dopuszcza zawarcie ugody tj. m.in. w sprawach o zapłatę, zawieranie, wykonywanie oraz rozwiązywanie umów, ustalenie odszkodowań.

Mediacja może zostać przeprowadzona zarówno przed wniesieniem sprawy do sądu, jak i w trakcie postępowania sądowego.

Co istotne, wszczęcie mediacji przerywa bieg przedawnienia.

Na etapie przedsądowym strony mogą rozpocząć mediację, jeżeli powstał między nimi spór, a wcześniej została zawarta umowa o mediację lub jedna ze stron wystąpiła do mediatora z wnioskiem o mediację, a druga strona wyraziła na mediację zgodę.

We wniosku o mediację należy oznaczyć: strony, żądanie i okoliczności, które je uzasadniają.  Umowa o mediację powinna określać przedmiot mediacji i osobę mediatora.

Mediacja może zostać przeprowadzona także, gdy sprawa trafi już do sądu. Sąd aż do zamknięcia pierwszego posiedzenia wyznaczonego na rozprawę może skierować strony do mediacji. Po zamknięciu tego posiedzenia sąd może skierować strony do mediacji tylko na zgodny wniosek stron.

Jeżeli mediacja, do której strony zostały skierowane przez sąd nie przyniosła rezultatów, strony mogą samodzielnie zainicjować kolejną mediację przez wystąpienie z wnioskiem o jej przeprowadzenie do mediatora lub pozostawić spór do rozstrzygnięcia sądu.

Postępowanie mediacyjne zlecone przez sąd nie powinno trwać dłużej niż trzy miesiące.  Termin ten może zostać przedłużony na zgodny wniosek stron lub z innych ważnych powodów, jeżeli będzie to sprzyjać ugodowemu załatwieniu sprawy.

1) W przypadku mediacji pozasądowej, wysokość wynagrodzenia mediatora i zwrot jego wydatków poniesionych w związku z przeprowadzeniem mediacji wynikają z cennika ośrodka mediacyjnego w ramach którego działa mediator lub strony uzgadniają je razem z mediatorem przed rozpoczęciem mediacji.

2) W postępowaniu mediacyjnym ze skierowania sądu:

a) w sprawach niemajątkowych oraz w sporach o prawa majątkowe, w których wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić, wynagrodzenie mediatora wynosi 150 zł za pierwsze posiedzenie mediacyjne, a za każde kolejne 100 zł, łącznie nie więcej niż 450 zł.

b) w sprawach majątkowych, wynagrodzenie mediatora wynosi 1% wartości przedmiotu sporu, nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 2000 zł za całość postępowania mediacyjnego.

Zwrotowi podlegają też wydatki mediatora poniesione w związku z przeprowadzeniem mediacji w tym opłata za wynajem pomieszczenia do 70 zł za jedno posiedzenie oraz koszty korespondencji, w wysokości nieprzekraczającej 30 zł. Jeśli mediator jest podatnikiem zobowiązanym do rozliczenia podatku od towarów i usług, do kosztów mediacji dolicza się również podatek VAT.
Koszty mediacji tj. wynagrodzenie mediatora i zwrot wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji obciążają strony, co do zasady w równych częściach, chyba że strony ustalą inny podział rozliczeń.

Strona postępowania mediacyjnego może złożyć na zasadach ogólnych wniosek o zwolnienie od kosztów mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd.
Jeśli dojdzie do zawarcia ugody przed rozpoczęciem rozprawy, strona otrzyma zwrot 100% opłaty sądowej, którą zapłaciła wnosząc sprawę do sądu.
Jeśli do zawarcia ugody przed mediatorem dojdzie na późniejszym etapie postępowania sądowego tj. po rozpoczęciu rozprawy, strona otrzyma zwrot 75% opłaty sądowej.

Po otrzymaniu postanowienia sądu bądź zainicjowaniu mediacji przez strony bądź jedną ze stron, mediator niezwłocznie kontaktuje się ze stronami w celu ustalenia dogodnego terminu i miejsca posiedzenia mediacyjnego. Mediacji nie przeprowadza się w budynku sądu, siedzibie albo mieszkaniu stron.

Podczas pierwszego spotkania mediator wyjaśnia stronom zasady i cele postępowania mediacyjnego oraz pyta, czy strony wyrażają zgodę na mediację.

Zasadą jest, że mediacja jest rozmową obu stron w obecności mediatora. Mogą się także odbywać indywidualne spotkania mediatora z każdą ze stron.

Strony mogą zrezygnować z udziału w mediacji na każdym etapie postępowania mediacyjnego.

Z przebiegu mediacji mediator sporządza protokół. Protokół z mediacji nie zawiera żadnych ocen ani stanowisk stron.

Mediacja może zakończyć się zawarciem wspólnie wypracowanej ugody, którą podpisują strony. Jeżeli strony zawarły ugodę przed mediatorem, ugodę załącza się do protokołu. Mediator informuje strony, że przez podpisanie ugody wyrażają zgodę na wystąpienie do sądu z wnioskiem o jej zatwierdzenie. Mediator przekazuje protokół wraz z ugodą do właściwego sądu oraz doręcza stronom odpis protokołu.

Sąd niezwłocznie przeprowadza postępowanie, co do zatwierdzenia lub nadania klauzuli wykonalności dla ugody zawartej przed mediatorem.

Zatwierdzona przez sąd ugoda ma moc prawną ugody zawartej przed sądem i kończy postępowanie.

Gdyby w odniesieniu do tej samej sprawy którakolwiek ze stron wystąpiła jeszcze raz do sądu, druga strona może podnieść zarzut powagi rzeczy ugodzonej, co spowoduje oddalenie powództwa.

Sąd nie zatwierdzi ugody, w całości lub części, jeżeli ugoda jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierza do obejścia prawa, a także gdy jest niezrozumiała lub zawiera sprzeczności.

Ugoda zawarta przed mediatorem, którą sąd zatwierdził przez nadanie jej klauzuli wykonalności, jest tytułem wykonawczym w rozumieniu przepisów o egzekucji. W razie jej niewykonania, można skierować jej wykonanie do egzekucji komorniczej.

Jeżeli natomiast ugoda nie zostanie zawarta i postępowanie mediacyjne nie przyniesie oczekiwanego rezultatu strony mogą dochodzić swoich praw w postępowaniu przed sądem.

Jeżeli nie dojdzie do zawarcia ugody, strony nie są związane propozycjami wzajemnych ustępstw czy oświadczeniami składanymi przed mediatorem i nie mogą się na nie powoływać w trakcie dalszego postępowania.